Проверка и защита файлов

Загрузка, антивирусная проверка и подготовка preview - отдельные этапы. Файл может быть передан полностью, но ещё не готов к скачиванию. Смотрите на состояние конкретной версии, а не только на процент передачи.

Дождитесь готовности

1. Во время загрузки следите за панелью «Передача файлов».
2. После завершения передачи дождитесь окончания «Ожидает проверки» или «Антивирусная проверка».
3. Используйте файл после состояния «Готово». В списке версий успешная проверка обозначена как «Проверен».

По публичному запросу отправитель видит «Принято на проверку». Окончательное состояние проверяет получатель внутри ClodDoc.

Если вы загрузили новую версию существующего файла, ранее готовая версия остаётся доступной, пока новая проходит обработку. Внешняя ссылка продолжает указывать на версию, которая была закреплена при её создании.

Различайте проблемы проверки

Состояние	Что делать
Ожидает проверки / Проверяется	Подождите; проверка ещё не завершена. При длительном ожидании обратитесь к администратору компании.
Карантин	Файл изолирован по результату проверки. Не пытайтесь обойти ограничение переименованием или повторной отправкой.
Ошибка проверки / Проверка не пройдена	Проверка не дала успешного результата. Администратору нужно выяснить причину; это состояние само по себе не доказывает заражение.
Ошибка загрузки	Проблема возникла при передаче. Проверьте соединение и возможность продолжить загрузку.

При обращении сообщите имя файла, видимое состояние и время ошибки. Если приложение показывает код запроса, приложите его. Не отправляйте в общие каналы пароли, коды из писем или полные защищённые ссылки.

Почему нет preview или результата поиска

Приём формата не означает, что его содержимое можно просмотреть или найти поиском. Сейчас текстовые preview и индексирование предусмотрены для UTF-8 файлов TXT, MD и CSV, в пределах ограничения обрабатываемого текста.

Для PDF, изображений, офисных документов, видео и архивов не следует ожидать текстового preview или поиска по содержимому. Распознавание текста на изображениях здесь не выполняется. По имени такие файлы можно искать независимо от текстового индекса.

Состояния «Preview не поддерживается» и «Индекс не поддерживается» не означают, что файл повреждён или небезопасен. Проверенный файл может быть доступен для скачивания без этих возможностей. Подробнее - версии и просмотр и поиск.

Что может сделать администратор

Администратор организации может открыть «Обработка файлов» → «Очередь обработки». Для неудавшейся проверки предусмотрено «Повторить проверку» с обязательным объяснением причины действия.

Для карантина существует отдельное «Разрешить файл после карантина». Это осознанное административное разрешение, которое фиксируется в аудите, а не новый чистый результат антивируса. Его нельзя считать обычным способом исправить любую ошибку загрузки.

«Аварийный доступ» - отдельное действие администратора с указанием причины и подтверждением текущим паролем. Оно даёт временное чтение на 30 минут и фиксируется в аудите; не передаёт владение и не даёт право редактировать файл.

Выбирайте доступ по задаче

Давайте коллегам просмотр вместо изменения, если им не нужно менять материалы. Для внешнего обмена используйте срок действия и при необходимости лимит скачиваний. Пароль передавайте отдельно от ссылки.

ClodDoc использует шифрование хранения; сервер выполняет проверку и поддерживаемую обработку файлов. Это не сквозное шифрование, при котором сервер не может прочитать содержимое. Антивирусная проверка также не заменяет правила вашей компании по обращению с документами.

Связанные статьи: роли, операционные документы и решение проблем.